Errores comunes al importar facturas CSV en QuickBooks y cómo corregirlos

La importación CSV de QuickBooks Online es estricta. Un solo error de formato puede hacer que falle toda la importación o, peor aún, crear datos parciales que luego resulten difíciles de deshacer.

Esta guía repasa los errores más habituales al importar facturas en QuickBooks Online y cómo evitarlos con QuickBooks Invoice CSV Preparer.

«Referencia no válida» o «Cliente no encontrado»

QuickBooks compara la columna Customer con los nombres de cliente existentes en el archivo de tu empresa. La comparación distingue entre mayúsculas y minúsculas y debe ser exacta.

Causas frecuentes:

• Espacios al final de los nombres de cliente
• Diferencias de mayúsculas y minúsculas (por ejemplo, «acme studio» frente a «Acme Studio»)
• Usar un nombre para mostrar en lugar del nombre legal de QuickBooks

«Formato de fecha no válido»

QuickBooks Online te pide seleccionar durante la importación el formato de fecha utilizado en el archivo, por ejemplo DD/MM/YYYY o MM/DD/YYYY. Usa un único formato de forma coherente en todo el archivo.

La herramienta conserva el texto de la fecha tal como se proporciona y no valida ni normaliza los formatos de fecha. Asegúrate de que las fechas coincidan con el formato que selecciones en QuickBooks.

«El importe no puede ser negativo»

QuickBooks Online no permite cargos negativos en las líneas de factura. Se permite cero; las notas de crédito y los reembolsos deben importarse por separado como credit memos, no como líneas de factura negativas.

La herramienta marca los importes negativos como errores de validación. Para gestionar créditos:

1. Elimina del CSV de facturas las filas con importes negativos.
2. Impórtalas por separado en QuickBooks como credit memos.

«La fila tiene demasiadas/pocas columnas»

Cada fila de datos debe tener el mismo número de columnas que la fila de encabezado. Las filas irregulares, con celdas ausentes o adicionales, provocan errores de importación.

Causas frecuentes:

• Celdas con comas sin comillas
• Saltos de línea dentro de una celda
• Comas sobrantes al final de una fila

La herramienta valida la anchura de cada fila e indica por número de línea las que no coinciden.

Números de factura repetidos

Es normal que varias filas tengan el mismo número de factura cuando una factura incluye varias líneas. La herramienta permite esos valores repetidos y, para el límite de 100 facturas por lote, cuenta únicamente los números de factura distintos.

Si necesitas detectar una reexportación o reimportación accidental, compara por separado los datos de origen con tu historial de importaciones anteriores. La herramienta no clasifica los números de factura repetidos como duplicados.

Límites de importación de QuickBooks Online

| Límite | Valor | | ------------------------------- | --------------------------------- | | Máximo de filas por importación | 1.000 | | Máximo de facturas distintas | 100 | | Tamaño máximo de archivo | Varía según el plan de QuickBooks |

El límite de 200 MiB de Nablyx es un límite de procesamiento en el navegador, no un límite de importación de QuickBooks. QuickBooks Online acepta como máximo 1.000 filas y 100 facturas en una sola importación de facturas. Aun así, puedes procesar localmente con Nablyx un CSV de origen mayor, hasta 200 MiB. Tras la validación, Nablyx crea tantos archivos de lote listos para QuickBooks como sean necesarios y mantiene cada factura completa dentro de un solo lote. Para conjuntos de datos grandes, descarga el ZIP e importa quickbooks-invoices-batch-01.csv, quickbooks-invoices-batch-02.csv y los lotes restantes uno por uno en QuickBooks Online.

Lista de comprobación preventiva

Antes de importar el CSV:

• [ ] Todas las columnas obligatorias están asignadas (Invoice number, Customer, Invoice Date, Due Date, Item Amount).
• [ ] Los nombres de cliente coinciden exactamente con QuickBooks.
• [ ] Se usa un único formato de fecha en todo el archivo y se selecciona durante la importación (por ejemplo DD/MM/YYYY o MM/DD/YYYY).
• [ ] Ningún importe es negativo (se permite cero).
• [ ] No hay filas irregulares: todas tienen el mismo número de columnas.
• [ ] Cada lote de QuickBooks generado contiene como máximo 1.000 filas.
• [ ] Cada lote de QuickBooks generado contiene como máximo 100 facturas distintas.
• [ ] No hay números de factura duplicados entre distintos lotes de importación.

Pasa el CSV por QuickBooks Invoice CSV Preparer para comprobar automáticamente las reglas estructurales — columnas obligatorias asignadas, importes no negativos y anchura de fila coherente — y crear lotes compatibles con QuickBooks cuando el origen validado supere 1.000 filas o 100 facturas. La coincidencia de nombres de cliente, la conversión o validación de formatos de fecha y la detección de duplicados entre lotes no están automatizadas; comprueba esos puntos con tus datos de QuickBooks antes de importar.

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