Cómo preparar un CSV para importar facturas en QuickBooks Online

La importación nativa de facturas de QuickBooks Online acepta archivos CSV, pero solo con un formato concreto. Si tus datos de origen usan otros nombres de columna, contienen columnas adicionales o presentan errores de validación, la importación puede fallar con mensajes poco claros o, peor aún, crear facturas duplicadas sin que resulte evidente.

QuickBooks Invoice CSV Preparer asigna las columnas de origen al formato que espera QuickBooks, valida los datos de las facturas y crea automáticamente lotes de importación compatibles con QuickBooks cuando una fuente válida supera un solo lote de destino.

Qué espera QuickBooks Online

La importación nativa de facturas de QuickBooks Online requiere estas columnas:

| Columna | Obligatoria | Notas | | -------------------- | ----------- | ------------------------------------------------------------------- | | Número de factura | Sí | Debe repetirse en facturas con varias líneas | | Cliente | Sí | Debe coincidir con un nombre de cliente existente | | Fecha de factura | Sí | Usa un único formato de fecha y selecciónalo durante la importación | | Fecha de vencimiento | Sí | Usa el mismo formato de fecha seleccionado en todo el archivo | | Importe de línea | Sí | No puede ser negativo (se permite cero) | | Descripción | No | Descripción de la línea de factura |

Una factura puede contener varias líneas. Cada línea ocupa una fila independiente del CSV y comparte el mismo número de factura. El importe total de la factura es la suma de sus líneas.

Un punto de partida realista

Una exportación habitual de facturas puede tener este aspecto. Las columnas usan los nombres de tu sistema, no los de QuickBooks.

La factura INV-1001 tiene dos líneas. Ambas filas comparten el mismo número de factura. La herramienta conserva esta estructura mientras asigna las columnas y valida los datos.

Qué hace realmente la herramienta

Un flujo directo: asignar columnas → validar reglas → exportar un CSV limpio.

1. 01

   Añade tu CSV

   Sube un CSV con datos de facturas. Se examinan las primeras filas para detectar los encabezados. Se admiten archivos de hasta 200 MB.

2. 02

   Asigna tus columnas

   Relaciona cada campo de QuickBooks con la columna correspondiente de tu archivo de origen. La herramienta propone asignaciones automáticamente a partir de los nombres de encabezado.

3. 03

   Ejecuta la comprobación previa

   Valida los valores obligatorios, los importes no negativos y la anchura de fila coherente, y después planifica lotes de QuickBooks de hasta 1.000 filas y 100 facturas.

4. 04

   Revisa los problemas

   Los errores de validación aparecen con el número de fila y el campo. Corrígelos en el archivo de origen y vuelve a subirlo; la descarga permanece desactivada hasta que la validación sea correcta.

5. 05

   Descarga la salida preparada

   Un solo lote se descarga como quickbooks-invoices.csv. Varios lotes se descargan como quickbooks-invoices.zip con archivos CSV numerados y listos para QuickBooks.

Facturas con varias líneas

QuickBooks Online admite varias líneas por factura. En tus datos de origen, cada línea ocupa una fila independiente y comparte el mismo número de factura.

La herramienta conserva esta estructura: INV-2001 tiene tres líneas y el CSV de salida mantiene las tres filas. El total de INV-2001 es $725.00.

Errores de validación frecuentes

La herramienta detecta problemas que harían que QuickBooks rechazara la importación:

| Error | Qué significa | Cómo corregirlo | | ------------------------------ | ---------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------- | | Valor ausente | Una celda obligatoria está vacía | Rellena la celda vacía en el archivo de origen | | Importe no válido | El importe de línea no es un número | Busca símbolos de moneda, comas o texto | | Importe negativo | El importe de línea es menor que cero | Gestiona las notas de crédito por separado | | Anchura de fila | La fila tiene un número de columnas distinto al encabezado | Corrige las filas irregulares en el origen | | Una factura supera 1.000 filas | Una sola factura no cabe en un lote de importación de QuickBooks | Reduce esa factura o usa otro método de importación |

Límites de QuickBooks Online

QuickBooks Online aplica límites estrictos a las importaciones CSV:

• Máximo de 1.000 filas de datos por archivo de importación
• Máximo de 100 facturas distintas por archivo de importación
• Los importes no pueden ser negativos en las líneas de factura (se permite cero)

El límite de 200 MiB de Nablyx es un límite de procesamiento en el navegador, no un límite de importación de QuickBooks. QuickBooks Online acepta como máximo 1.000 filas y 100 facturas en una sola importación de facturas. Aun así, puedes procesar localmente con Nablyx un CSV de origen mayor, hasta 200 MiB. Tras la validación, Nablyx crea tantos archivos de lote listos para QuickBooks como sean necesarios y mantiene cada factura completa dentro de un solo lote. Para conjuntos de datos grandes, descarga el ZIP e importa quickbooks-invoices-batch-01.csv, quickbooks-invoices-batch-02.csv y los lotes restantes uno por uno en QuickBooks Online.

Qué no hace la herramienta

La herramienta sirve para validar y asignar columnas. No:

• crea ni edita facturas directamente en QuickBooks;
• gestiona notas de crédito ni reembolsos (los importes negativos se marcan como errores);
• convierte ni valida formatos de fecha (QuickBooks Online te pide seleccionar durante la importación el formato utilizado, por ejemplo DD/MM/YYYY o MM/DD/YYYY; usa un único formato de forma coherente en todo el archivo);
• combina números de factura duplicados.

Después de descargar el CSV preparado, impórtalo en QuickBooks Online mediante Settings → Import Data → Invoices.

customer_id ; name ; email

1042 ;  Alex  ; alex@example.com
1043 ; Sam ; sam@example.com ;

customer_id,name,email
1042,Alex,alex@example.com
1043,Sam,sam@example.com