كيفية تجهيز ملف CSV لاستيراد الفواتير في QuickBooks Online

يقبل استيراد الفواتير الأصلي في QuickBooks Online ملفات CSV، ولكن بصيغة محددة فقط. إذا كانت بيانات المصدر تستخدم أسماء أعمدة مختلفة، أو تحتوي أعمدة إضافية، أو تتضمن أخطاء في التحقق، فقد يفشل الاستيراد برسائل غامضة أو قد ينشئ فواتير مكررة من دون تنبيه واضح.

تربط أداة QuickBooks Invoice CSV Preparer أعمدة ملفك بالصيغة التي يتوقعها QuickBooks، وتتحقق من بيانات الفواتير، ثم تنشئ تلقائياً دفعات استيراد متوافقة مع QuickBooks عندما يتجاوز المصدر الصالح دفعة وجهة واحدة.

ما الذي يتوقعه QuickBooks Online؟

يتطلب استيراد الفواتير الأصلي في QuickBooks Online الأعمدة التالية:

| العمود | مطلوب | ملاحظات | | --------------- | ----- | ---------------------------------------------------- | | رقم الفاتورة | نعم | يجب تكراره في كل صف للفواتير متعددة البنود | | العميل | نعم | يجب أن يطابق اسم عميل موجود | | تاريخ الفاتورة | نعم | استخدم صيغة تاريخ واحدة متسقة وحددها أثناء الاستيراد | | تاريخ الاستحقاق | نعم | استخدم صيغة التاريخ المحددة نفسها في كامل الملف | | مبلغ البند | نعم | لا يجوز أن يكون سالباً (الصفر مسموح) | | الوصف | لا | وصف بند الفاتورة |

يمكن أن تحتوي الفاتورة الواحدة على عدة بنود. يكون كل بند في صف CSV مستقل، مع استخدام رقم الفاتورة نفسه. المبلغ الإجمالي للفاتورة هو مجموع مبالغ بنودها.

نقطة بداية واقعية

قد يبدو تصدير الفواتير المعتاد كما يلي. أسماء الأعمدة هنا مأخوذة من نظامك، وليس من QuickBooks.

تحتوي الفاتورة INV-1001 على بندين. يستخدم الصفان رقم الفاتورة نفسه. تحافظ الأداة على هذه البنية أثناء ربط أسماء الأعمدة والتحقق من البيانات.

ما الذي تفعله الأداة فعلياً؟

المسار واضح: ربط الأعمدة ← التحقق من القواعد ← تصدير CSV نظيف.

1. 01

   أضف ملف CSV

   ارفع ملف CSV يحتوي بيانات الفواتير. تُفحص الصفوف الأولى لاكتشاف رؤوس الأعمدة. الملفات حتى حجم 200 MB مدعومة.

2. 02

   اربط الأعمدة

   اربط كل حقل من QuickBooks بالعمود المقابل له في ملف المصدر. تقترح الأداة تلقائياً عمليات الربط اعتماداً على أسماء رؤوس الأعمدة.

3. 03

   شغّل فحص ما قبل الاستيراد

   يتحقق من القيم المطلوبة والمبالغ غير السالبة واتساق عدد الأعمدة، ثم يخطط دفعات QuickBooks بحد أقصى 1,000 صف و100 فاتورة لكل دفعة.

4. 04

   راجع المشكلات

   تظهر أخطاء التحقق مع أرقام الصفوف والحقول. أصلحها في ملف المصدر وأعد رفعه؛ يبقى زر التنزيل معطلاً حتى ينجح التحقق.

5. 05

   نزّل الناتج المجهّز

   تُنزل الدفعة الواحدة باسم quickbooks-invoices.csv. أما الدفعات المتعددة فتُنزل في quickbooks-invoices.zip كملفات CSV مرقمة وجاهزة لـ QuickBooks.

الفواتير متعددة البنود

يدعم QuickBooks Online عدة بنود في الفاتورة الواحدة. في بيانات المصدر، يكون كل بند في صف مستقل ويستخدم رقم الفاتورة نفسه.

تحافظ الأداة على هذه البنية: تحتوي INV-2001 على ثلاثة بنود، ويظل ملف CSV الناتج محتفظاً بالصفوف الثلاثة. إجمالي INV-2001 هو $725.00.

أخطاء التحقق الشائعة

تكتشف الأداة المشكلات التي قد تجعل QuickBooks يرفض الاستيراد:

| الخطأ | ما الذي يعنيه؟ | كيفية الإصلاح | | ---------------------------- | ------------------------------------------------------ | ---------------------------------------------- | | قيمة مفقودة | خلية مطلوبة فارغة | املأ الخلية الفارغة في ملف المصدر | | مبلغ غير صالح | مبلغ البند ليس رقماً | تحقق من رموز العملات أو الفواصل أو النص | | مبلغ سالب | مبلغ البند أقل من الصفر | عالج إشعارات الائتمان بشكل منفصل | | عرض الصف | عدد أعمدة الصف يختلف عن رأس الجدول | أصلح الصفوف غير المتسقة في المصدر | | فاتورة واحدة تتجاوز 1,000 صف | لا يمكن احتواء فاتورة واحدة في دفعة استيراد QuickBooks | قلّل حجم الفاتورة أو استخدم طريقة استيراد أخرى |

حدود QuickBooks Online

يفرض QuickBooks Online حدوداً ثابتة على استيراد CSV:

• بحد أقصى 1,000 صف بيانات في ملف الاستيراد
• بحد أقصى 100 فاتورة مختلفة في ملف الاستيراد
• لا يجوز أن تكون المبالغ سالبة في بنود الفواتير (الصفر مسموح)

حد Nablyx البالغ 200 MiB هو حد لمعالجة المتصفح وليس حداً لاستيراد QuickBooks. يقبل QuickBooks Online ما لا يزيد على 1,000 صف و100 فاتورة في عملية استيراد فواتير واحدة. ومع ذلك يمكنك معالجة ملف CSV مصدر أكبر محلياً باستخدام Nablyx حتى 200 MiB. بعد التحقق، ينشئ Nablyx العدد اللازم من ملفات الدفعات الجاهزة لـ QuickBooks مع إبقاء كل فاتورة كاملة داخل دفعة واحدة. للبيانات الأكبر، نزّل ملف ZIP واستورد quickbooks-invoices-batch-01.csv وquickbooks-invoices-batch-02.csv وبقية الدفعات واحدة تلو الأخرى في QuickBooks Online.

ما الذي لا تفعله الأداة؟

هذه أداة للربط والتحقق. وهي لا:

• تنشئ الفواتير أو تعدلها مباشرة داخل QuickBooks؛
• تعالج إشعارات الائتمان أو المبالغ المستردة (تُعلَّم المبالغ السالبة كأخطاء)؛
• تحول بين صيغ التاريخ ولا تتحقق من صيغتها (يطلب منك QuickBooks Online أثناء الاستيراد تحديد الصيغة المستخدمة، مثل DD/MM/YYYY أو MM/DD/YYYY؛ استخدم صيغة واحدة متسقة في كامل الملف)؛
• تدمج أرقام الفواتير المكررة.

بعد تنزيل ملف CSV المجهّز، استورده عبر المسار Settings → Import Data → Invoices في QuickBooks Online.

customer_id ; name ; email

1042 ;  Alex  ; alex@example.com
1043 ; Sam ; sam@example.com ;

customer_id,name,email
1042,Alex,alex@example.com
1043,Sam,sam@example.com