أخطاء استيراد فواتير CSV الشائعة في QuickBooks وكيفية إصلاحها

في هذه الصفحة

استيراد CSV في QuickBooks Online صارم. قد يتسبب خطأ تنسيق واحد في فشل الاستيراد بالكامل، أو قد يؤدي إلى إنشاء جزء من البيانات فقط بطريقة يصعب التراجع عنها.

يشرح هذا الدليل أكثر أخطاء استيراد الفواتير شيوعاً في QuickBooks Online وكيفية تجنبها باستخدام QuickBooks Invoice CSV Preparer.

«مرجع غير صالح» أو «العميل غير موجود»

يطابق QuickBooks عمود Customer مع أسماء العملاء الموجودة في ملف شركتك. تكون المطابقة حساسة لحالة الأحرف ويجب أن تكون مطابقة تامة.

إذا لم يتطابق اسم العميل في CSV تماماً مع QuickBooks، يفشل الاستيراد لذلك الصف. أنشئ العملاء المفقودين في QuickBooks أولاً، أو استخدم الأسماء المطابقة تماماً لقائمة العملاء في QuickBooks.

الأسباب الشائعة:

مسافات زائدة في نهاية أسماء العملاء
اختلاف حالة الأحرف، مثل "acme studio" بدلاً من "Acme Studio"
استخدام اسم العرض بدلاً من الاسم القانوني في QuickBooks

«صيغة تاريخ غير صالحة»

يطلب منك QuickBooks Online أثناء الاستيراد تحديد صيغة التاريخ المستخدمة في الملف، مثل DD/MM/YYYY أو MM/DD/YYYY. استخدم صيغة واحدة متسقة في كامل الملف.

تحافظ الأداة على نص التاريخ كما هو ولا تتحقق من صيغ التاريخ ولا توحّدها، لذلك تأكد من أن التواريخ تطابق الصيغة التي تحددها في QuickBooks.

«لا يجوز أن يكون المبلغ سالباً»

لا يسمح QuickBooks Online برسوم سالبة في بنود الفاتورة. الصفر مسموح؛ ويجب استيراد إشعارات الائتمان والمبالغ المستردة بشكل منفصل كـ credit memos، وليس كبنود فاتورة سالبة.

تضع الأداة علامة على المبالغ السالبة باعتبارها أخطاء تحقق. للتعامل مع الأرصدة الدائنة:

احذف الصفوف ذات المبالغ السالبة من ملف CSV للفواتير.
استوردها بشكل منفصل في QuickBooks كـ credit memos.

«يحتوي الصف أعمدة أكثر/أقل من المطلوب»

يجب أن يحتوي كل صف بيانات العدد نفسه من الأعمدة الموجود في صف الرأس. الصفوف غير المتسقة التي تحتوي خلايا مفقودة أو إضافية تسبب فشل الاستيراد.

الأسباب الشائعة:

خلايا تحتوي فواصل من دون علامات اقتباس
فواصل أسطر داخل الخلايا
فواصل زائدة في نهاية الصفوف

تتحقق الأداة من عدد الأعمدة في كل صف وتبلغ عن الصفوف غير المتطابقة مع رقم السطر.

أرقام الفواتير المتكررة

من الطبيعي وجود عدة صفوف تحمل رقم الفاتورة نفسه عندما تحتوي فاتورة واحدة على عدة بنود. تسمح الأداة بهذه القيم المتكررة وتحتسب أرقام الفواتير المختلفة فقط عند تطبيق حد 100 فاتورة لكل دفعة.

إذا احتجت إلى اكتشاف إعادة تصدير أو إعادة استيراد حدثت بالخطأ، فقارن بيانات المصدر بشكل منفصل مع سجل عمليات الاستيراد السابقة. لا تصنف الأداة أرقام الفواتير المتكررة على أنها فواتير مكررة.

حدود الاستيراد في QuickBooks Online

| الحد | القيمة | | -------------------------------------- | ------------------------ | | الحد الأقصى للصفوف في كل عملية استيراد | 1,000 | | الحد الأقصى للفواتير المختلفة | 100 | | الحد الأقصى لحجم الملف | يختلف حسب خطة QuickBooks |

حد Nablyx البالغ 200 MiB هو حد لمعالجة المتصفح وليس حداً لاستيراد QuickBooks. يقبل QuickBooks Online ما لا يزيد على 1,000 صف و100 فاتورة في عملية استيراد فواتير واحدة. ومع ذلك يمكنك معالجة ملف CSV مصدر أكبر محلياً باستخدام Nablyx حتى 200 MiB. بعد التحقق، ينشئ Nablyx العدد اللازم من ملفات الدفعات الجاهزة لـ QuickBooks مع إبقاء كل فاتورة كاملة داخل دفعة واحدة. للبيانات الأكبر، نزّل ملف ZIP واستورد quickbooks-invoices-batch-01.csv وquickbooks-invoices-batch-02.csv وبقية الدفعات واحدة تلو الأخرى في QuickBooks Online.

قائمة فحص لتجنب الأخطاء

قبل استيراد ملف CSV:

[ ] تم ربط جميع الأعمدة المطلوبة (Invoice number, Customer, Invoice Date, Due Date, Item Amount).
[ ] أسماء العملاء مطابقة تماماً لما هو موجود في QuickBooks.
[ ] تُستخدم صيغة تاريخ واحدة في كامل الملف وتُحدد أثناء الاستيراد (مثل DD/MM/YYYY أو MM/DD/YYYY).
[ ] لا توجد مبالغ سالبة (الصفر مسموح).
[ ] لا توجد صفوف غير متسقة؛ كل الصفوف لها العدد نفسه من الأعمدة.
[ ] تحتوي كل دفعة QuickBooks مُنشأة على 1,000 صف كحد أقصى.
[ ] تحتوي كل دفعة QuickBooks مُنشأة على 100 فاتورة مختلفة كحد أقصى.
[ ] لا توجد أرقام فواتير مكررة بين دفعات الاستيراد المختلفة.

مرّر ملف CSV عبر QuickBooks Invoice CSV Preparer لفحص القواعد البنيوية تلقائياً — الأعمدة المطلوبة بعد ربطها، والمبالغ غير السالبة، واتساق عدد الأعمدة في الصفوف — وإنشاء دفعات متوافقة مع QuickBooks عندما يتجاوز المصدر الذي تم التحقق منه 1,000 صف أو 100 فاتورة. مطابقة أسماء العملاء، وتحويل صيغ التاريخ أو التحقق منها، واكتشاف الفواتير المكررة بين الدفعات ليست عمليات آلية؛ تحقق من هذه النقاط بالرجوع إلى بيانات QuickBooks قبل الاستيراد.

شاهد التحويل

يتحول تصدير الفواتير إلى ملف استيراد جاهز لـ QuickBooks.

طابق أعمدة المصدر وتحقق من قواعد الفواتير ونزّل ملف CSV يقبله QuickBooks Online.

المدخل

customer_id ; name ; email

1042 ;  Alex  ; alex@example.com
1043 ; Sam ; sam@example.com ;

النتيجة

customer_id,name,email
1042,Alex,alex@example.com
1043,Sam,sam@example.com

✓ الصفوف والأعمدة متسقة

هل تحتاج إلى هذا الآن؟

أصلح ملف CSV الخاص بـ QuickBooks

أدوات ذات صلة

افتح الأداة التي يتناولها هذا الدليل، أو استكشف أداة أخرى ذات صلة.